Inhoudsopgave
Vaak verlaten nieuwkomers al snel een organisatie
“Hè, nu al? Ja, nu al!” Veel vaker dan we denken, verlaten medewerkers die slechts korte tijd bij organisaties werken weer het pand. Stilletjes en in harmonie of met slaande deuren. Hoe dan ook, het betekent in meerdere opzichten verlies. Voor medewerkers en voor organisaties. Via goede Onboarding kun je dat voorkomen.
Onderzoek laat zien dat in Nederland bij 60 procent van de nieuwkomers de ervaringen in een nieuwe baan niet aansluiten bij de verwachtingen. Uit onderzoek blijkt ook dat bijna 50% van de recruiters wereldwijd stelt dat medewerkers voortijdig vertrekken. De achtergrond: perspectieven die werden voorgehouden, matchen niet met de werkelijkheid. De belangrijkste redenen die door door hen daarvoor worden opgevoerd zijn een slechte relatie met hun leidinggevende en een bedrijfscultuur die niet meer aanspreekt, aldus het ADP Research Institute.
Niet matchende verwachtingen: veel mobiliteit
Het gevolg van niet matchende verwachtingen: veel mensen verkassen vaak. Uit onderzoek blijkt dat dit in Nederland leidt tot een relatief hoge arbeidsmobiliteit bij vooral jongeren. Jongeren tussen de 15 en 25 jaar blijven niet eens 2 jaar bij dezelfde werkgever. En de kans bestaat dat dit cijfer nog verder daalt bij een verdere toename van de krapte op de arbeidsmarkt. De vraag is alleen: wat doe je er aan, behalve goede arbeidsvoorwaarden (die meestal niet werken als het gaat om vertrek)?
Onboarding: de eerste fase van Internal Branding
Wat je vooral kunt doen, is nieuwe medewerkers goed laten instromen of laten ‘Onboarden’, in analogie van een begrip uit de luchtvaart. Lange tijd was instromen iets vanzelfsprekends. De hoge uitstroomcijfers van organisaties laten zien dat dat minder vanzelfsprekend is en meer aandacht nodig heeft dan vaak gedacht.
Onboarding (‘organizational socialization’ of ‘instromen’) is het proces waarin nieuwe medewerkers kennis krijgen over hun rol, hun team en de organisatie. Het doel hiervan is dat zij zich onderdeel gaan voelen van de organisatie en een actieve bijdrage willen en kunnen leveren. Met andere woorden: onboarding is het proces waarin nieuwe collega’s begeleid worden tot geïntegreerde, bevlogen en productieve medewerkers. Het vormt daarmee de eerste fase van internal branding, waarbij de relatie tussen medewerkers en de organisatiewaarden centraal staat. Want – verwachtingen van – medewerkers veranderen en organisaties ook. Het voortdurend verbinden van die twee is geen eenmalig iets, maar een voortdurend proces.
Onboarding: opbrengsten
Wat heb je aan Onboarding? Een strak onboarding proces levert in elk geval snellere integratie, hogere medewerkersbetrokkenheid (engagement) en lagere verloopkosten op. Verloop kost organisaties tussen de 50% tot 150% van het jaarsalaris van medewerkers. Succesvol instromen heeft bovendien een positief effect op employer branding. Nieuwe, goed ingestroomde medewerkers praten waarschijnlijk positiever over een organisatie. Maar ook vertrekkende medewerkers kunnen door goede Onboarding positief blijven werken voor organisaties. Uit onderzoek van Accenture blijkt dat 55% van vertrekkende medewerkers geïnteresseerd is om via een online connectie – bijvoorbeeld een community – alsnog het succes van een vorige werkgever te ondersteunen als daar een serieuze incentive tegenover staat.
De 5 C’s van Onboarding
Een professioneel Onboarding programma schenkt in elk geval aandacht aan vijf elementen in de vorm van de 5 C’s:
• Capabilities. Dit gaat over de harde kant van Onboarding: Een pc, laptop, mobiele telefoon, parkeerplaats, toegangspas en auto van de zaak. Eenvoudig te regelen, maar een bron van irritatie als dat niet gebeurt. Een ‘table-stake’ richting betrokken medewerkers.
• Compliance: Medewerkers informeren over alle fundamentele wettelijke en beleidsmatige regels en voorschriften.
• Clarification: Medewerkers inzicht geven in hun nieuwe rol en alle verwachtingen die daaraan zijn verbonden.
• Culture: Medewerkers bekend maken met de Why, bedrijfscultuur, normen en waarden van de organisatie, zowel formeel als informeel.
• Connection: Medewerkers inzicht geven in de belangrijkste, interpersoonlijke relaties en informatienetwerken waar zij onderdeel van uit moeten gaan maken.
Onboarding: vijf tips
Onboarding gaat over het voortdurend afstemmen van verwachtingen. Een tweewegproces dus. Centraal daarbij staat het zo snel mogelijk identificeren van verwachtingen die niet stroken met de realiteit. Vijf tips:
Zorg voor een expliciet onboardingsproces, waarin zowel oog is voor de harde als voor de zachte kant. Laat het niet over aan het toeval en niet alleen aan HR: bij Onboarding zijn als het goed is allerlei mensen van buiten HR betrokken, net zoals bij Internal Branding.
Communiceer expliciet tijdens de werving over de WHY van de organisatie, de cultuur, waarden en stijl van leidinggeven. Niet alleen over de inhoud van de functie.
Betrek medewerkers bij werving. Ze vormen een belangrijke spiegel voor verwachtingen van nieuwkomers. Peer support is ook effectief omdat nieuwkomers zaken die tegenvallen vaak niet tegen hun manager zeggen, maar wel tegen directe collega’s.
Gebruik een Realistic Job Preview (RJP). Geef elk kandidaat een realistisch beeld van een baan en organisatie. Dus ook de sfeer, het gedrag en de loyaliteit die je als organisatie geeft en verwacht. Onderzoek van Bauer laat zien dat dit soms minder kandidaten oplevert, maar wel kandidaten met verwachtingen die kloppen en dus minder voortijdig vertrek.
Toets verwachtingen na binnenkomst (enkele weken) en na enkele maanden zodat je kunt ingrijpen door bijvoorbeeld de beeldvorming van je organisatie die jullie neerzetten aan te passen.